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発行した請求書の写しの保存｜何年・どう保存する？

インボイス（適格請求書）を出した側には、渡した請求書の写しを保存する義務があります。受け取った側だけでなく、出した側にもあります（受け取った側の保存は、別の記事で説明しています）。この記事は、国税庁の「適格請求書等保存方式に関するQ&A」（令和8年5月改訂）の問78〜81にもとづく、一般的な整理です。

いつまで、どこに

• 期間：交付した日（または提供した日）の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から、7年間（消費税法施行令70条の13第1項）。
• 場所：納税地、またはその取引に係る事務所・事業所などの所在地。
• 仕入税額控除のために、受け取った側が保存する請求書等も、同じ期間です。

紙で渡した場合の「写し」

写しは、交付した書類をコピーしたものでなくてもかまいません。請求書を、自分の業務システム（会計ソフトや、請求書の作成ツール）で作って、出力して渡した場合は、そのシステムのデータを保存することも、認められています（問80）。ただし、電子帳簿保存法にもとづく、次の要件が必要です。

1. システム概要書や操作説明書など（システム関係書類等）を備え付ける
2. 保存場所に、データを画面と書面に、整然と、速やかに出力できる機器と操作説明書を備える
3. 国税の法律による提示・提出の求めに応じられるようにするか、日付での検索（日付の範囲指定を含む）ができるようにする

複数の請求書の記載事項をまとめた一覧表を、写しとして保存する場合も、上の要件を満たしていれば、必ずしも請求書の形に出力し直す必要はありません。

PDFなど、電子データで渡した場合（問81）

相手に求められたとき、適格請求書の交付に代えて、電子データを提供することができます。その場合、提供したデータを、次のどちらかで保存します。

データのまま保存する場合の措置（問81）:

1. 次のイ〜ニのいずれかを行う：イ タイムスタンプを付して提供する／ロ 提供後、速やかにタイムスタンプを付す（事務の処理規程がある場合の方法もある）／ハ 訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除できないシステムで提供・保存する／ニ 正当な理由のない訂正・削除を防ぐ事務処理の規程を定めて、そのとおり運用し、規程を備え付ける
2. システム概要書を備え付ける
3. 保存場所に、画面と書面に速やかに出力できる機器と操作説明書を備える
4. 検索機能を確保する（取引年月日その他の日付・取引金額・取引先で検索でき、日付・金額は範囲指定、2つ以上の項目の組み合わせができること）

ただし、検索機能は、国税の法律による電磁的記録の提示・提出の求めに応じられるようにしていて、かつ、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者なら、すべて不要になります（出力書面を整理して提示できる場合も不要）。なお、令和5年12月31日までにやり取りした記録は、基準期間の売上高が1,000万円以下の場合に限る、とされています。

実務のコツ

• 電子データで渡す請求書は、送ったPDFそのものを、日付を入れたファイル名で、決まったフォルダに保存しておくと、あとで探しやすい。
• どの方法を選ぶにしても、「いつ、誰に、いくらの請求書を出したか」の一覧を持っておくと、請求漏れ・二重請求のチェックにも使えます。
• 電子帳簿保存法の細かな扱いは、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」で確認してください。

一般的な情報提供です。要件の細部や、ご自身の事業にあてはまるかは、国税庁のQ&A（消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A）の原文や、税理士にご確認ください。

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