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経費を立て替えたとき、インボイスはどうする？立替金精算書の書き方

取引先のために、電気代や交通費、資料代などを立て替えて、あとで精算する。フリーランスにも、よくある場面です。インボイス制度では、立て替えた人の名前が書かれた適格請求書を、そのまま渡すだけでは足りません。この記事は、国税庁の「適格請求書等保存方式に関するQ&A」（令和8年5月改訂）の問94にもとづく、一般的な整理です。

登場人物

C社が交付する適格請求書の宛名は、立て替えたB社になります。

国税庁の答え（要点）

• A社が、B社宛の適格請求書を、B社からそのまま受け取っても、それをC社からA社に交付された適格請求書とすることはできません。
• B社から立替金精算書などの交付を受けて、「C社からの課税仕入れが、A社のものである」ことが明らかになっていれば、その適格請求書と立替金精算書の保存で、A社は保存要件を満たします（基通11-6-2）。
• この場合、立替払いをしたB社が、適格請求書発行事業者でなくても、C社が適格請求書発行事業者であれば、A社は仕入税額控除ができます。
• 立替えの内容が、請求書等を受け取ることが困難などの理由で、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる仕入れに当たる場合は、帳簿の保存だけで足り、適格請求書と立替金精算書の保存は不要です。

立て替えた側（B社）がすること

C社から受け取った適格請求書は、原則としてコピーを取り、立替金精算書を添えて、A社に渡します。立替金精算書の記載例（国税庁）は、次のようなものです。

• この例で、B社（立替払いをする人）の登録番号は記載不要とされています。
• 「本精算書の保存をもって、仕入税額控除の適用を受けることが可能です」と書き添えると、親切です（売手が適格請求書発行事業者であることを示す一案、とされています）。
• 消費税額は、合計金額を税率で割り戻して端数処理する方法、または、料金ごとに割り戻して端数処理して合計する方法のどちらかで求めます。

たくさんの会社の分を、まとめて立て替えたとき

複数の会社の分を一括で立て替え、適格請求書のコピーが大量になるなど、コピーを渡すことが難しいときは、特例があります。B社が、C社の適格請求書を自分で保存し、立替えを受けた人の負担額を書いた立替金精算書を渡せば、A社は、立替金精算書の保存だけで仕入税額控除ができます。ただしこの場合、B社が精算書に、次の点を書かなければなりません。

• その立替金が、適格請求書発行事業者からの仕入れか、そうでないか
• 適用税率ごとの区分
• 消費税額等（C社の適格請求書の消費税額等を基礎に、負担割合であん分するなど、合理的な方法で計算する）

また、A社の帳簿には、仕入先（C社）の名称が必要です。B社とA社の間で、C社の名称と登録番号がわかるようにしておく必要があります（別に書面で知らせる方法や、継続取引の契約書で明らかにしておく方法でもよい、とされています）。

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一般的な情報提供です。個別の取引は、国税庁のQ&A（消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A）の原文や、税理士にご確認ください。

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